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Agência HubSpot CRM: 7 Coisas a Procurar
Equipa Link37
Porque é a lista final que decide o projecto
Um CRM é o sistema onde uma empresa guarda e organiza toda a informação sobre os seus clientes e contactos comerciais. O HubSpot é uma das plataformas de CRM mais usadas no mundo e, para o pôr a funcionar bem, muitas empresas contratam uma agência especializada.
A maioria das implementações de HubSpot que desiludem fica decidida antes da primeira reunião. O orçamento era razoável e o software era a escolha certa, mas a agência escolhida não tinha a capacidade de que o projecto precisava. Por isso, quando compara agências, a pergunta útil não é qual delas convence mais numa reunião, mas sim o que consegue confirmar antes de assinar.
Há sete aspectos que fazem quase todo o trabalho de avaliação: o nível de parceria e as certificações, a capacidade técnica, a experiência com empresas parecidas com a sua, um método de trabalho documentado, a capacidade de migrar e limpar dados, a formação da equipa e o apoio depois do arranque. Esta é uma lista de sinais positivos a procurar, e não de sinais de alarme.
1. Nível de parceria e certificações válidas
A HubSpot tem um programa oficial de agências parceiras, chamado HubSpot Solutions Partner. Dentro desse programa, as agências são classificadas em quatro níveis (em inglês, tiers), do mais baixo para o mais alto: Gold, Platinum, Diamond e Elite. Esta informação é pública. Todas as agências parceiras aparecem num directório oficial, o HubSpot Solutions Directory, com o seu nível, certificações, serviços, regiões onde trabalham e avaliações de clientes. É o filtro mais rápido que tem à disposição.
O nível de cada agência é calculado com base em pontos, que a agência ganha de três formas. Ganha mais pontos quando é ela própria a trazer um novo cliente para a HubSpot (negócio sourced), um pouco menos quando ajuda a fechar uma venda iniciada pela HubSpot (negócio assisted) e menos ainda quando apenas acompanha clientes que já existiam (negócio managed). Na prática, por cada 100 dólares que um cliente paga mensalmente à HubSpot, a agência recebe 5 pontos no primeiro caso (10 em mercados considerados em crescimento), 3 ou 6 no segundo e 1 ou 2 no terceiro.
Os valores mínimos para cada nível mudaram recentemente. A transição começou a 15 de Julho de 2026 e fica totalmente em vigor a 15 de Janeiro de 2027:
Nos dois níveis mais altos existe uma exigência adicional. A HubSpot mede que percentagem da receita dos clientes a agência consegue manter de um ano para o outro, sem contar com vendas adicionais. A este indicador chama-se GRR, sigla de gross revenue retention. Desde Janeiro de 2026, é este o indicador usado em Diamond e Elite, pelo que uma agência com um destes níveis está também a mostrar que os seus clientes ficam.
As certificações são outra questão. Para manter o nível, todas as agências parceiras precisam de uma certificação válida, a Solutions Partner Certification, que obriga a repetir um exame a cada 25 meses. Pergunte também quais das pessoas que vão trabalhar no seu projecto estão certificadas nas ferramentas da HubSpot que vai comprar (a HubSpot chama Hubs a estes módulos, como o de vendas ou o de marketing). O nível pertence à agência, e não necessariamente às duas pessoas que vão configurar a sua conta.
2. Capacidade técnica para lá do básico
Quase todas as agências sabem configurar o essencial do HubSpot: as fases por onde passa uma venda (o chamado pipeline), os formulários do site, as automatizações que executam tarefas sozinhas (os workflows) e os painéis de indicadores (os dashboards). A diferença entre agências aparece quando as suas necessidades fogem ao modelo padrão, o que costuma acontecer logo no segundo mês, e não no segundo ano. Procure provas de experiência em quatro áreas.
Estrutura de dados à medida. O HubSpot guarda a informação em tipos de registo, como contactos, empresas e negócios. Quando estes não chegam, é possível criar tipos novos, adaptados ao seu negócio, a que se chama custom objects (por exemplo, imóveis, viaturas ou contratos). Pergunte à agência como decide entre criar um tipo de registo novo, acrescentar um simples campo de informação (uma propriedade, na linguagem do HubSpot) ou criar um pipeline separado, e que impacto cada opção tem nos relatórios.
Ligações a outros sistemas. O HubSpot raramente trabalha sozinho. Muitas empresas precisam que ele troque informação automaticamente com o software de gestão e facturação (o chamado ERP), com a loja online ou com o apoio ao cliente. Em Portugal, isto significa muitas vezes programas como PHC, Primavera, Sage ou SAP, com facturação certificada e envio de dados à Autoridade Tributária através do ficheiro SAF-T. Pergunte o que já existe pronto a usar, o que precisa de uma ferramenta intermédia, o que obriga a programação à medida, e quem fica responsável por corrigir erros quando os sistemas deixam de estar sincronizados.
Funcionamento no dia a dia. Uma API é a «porta» técnica que permite a dois sistemas comunicarem entre si. Uma boa agência sabe responder a perguntas práticas sobre essa comunicação: em que sentido circulam os dados, qual dos sistemas prevalece quando há informação contraditória, como se evita que o mesmo registo seja criado duas vezes e o que acontece se o ERP estiver em baixo durante seis horas.
Desenvolvimento à medida dentro do HubSpot. Quando as ferramentas standard não chegam, a HubSpot disponibiliza uma plataforma para programadores. Com ela é possível criar aplicações próprias, mostrar dados de outros sistemas directamente na ficha de um cliente ou enviar avisos automáticos para outros sistemas sempre que algo muda. Antes de lhe prometerem uma destas soluções, pergunte que plano de subscrição do HubSpot é necessário para ela funcionar.
3. Experiência no seu modelo de negócio
O HubSpot é configurado de forma diferente consoante a maneira como a sua empresa vende. Conhecer o seu sector ajuda, mas o que mais muda a configuração é a experiência com o seu modelo de negócio.
Venda a outras empresas, com processos longos. Quando vende a outras empresas (o chamado B2B), as decisões envolvem várias pessoas, os ciclos de venda são longos e há propostas e distribuidores pelo meio. O mais difícil aqui é acompanhar bem as etapas por que passa cada cliente, desde o primeiro contacto até à compra (o ciclo de vida, ou lifecycle), perceber que acções deram origem a cada venda e manter as previsões de vendas fiáveis.
Loja online. No comércio electrónico há muitos registos, muita informação sobre produtos e encomendas e situações típicas como o carrinho abandonado, quando um visitante escolhe produtos mas não conclui a compra. A forma de pagamento também conta: com Multibanco ou MB WAY, uma encomenda pode só ser confirmada horas depois da compra, e isso tem de estar previsto na configuração.
Serviços e subscrições. Aqui o foco está nas avenças, nas renovações, nas vendas adicionais a clientes actuais e nos sinais de que um cliente pode estar prestes a sair, muitas vezes visíveis primeiro nos pedidos de apoio. A mesma empresa pode ser, ao mesmo tempo, cliente, potencial cliente para outro serviço e autora de um pedido de apoio.
Peça duas referências de clientes com um modelo de negócio parecido com o seu, mais do que do mesmo sector, e pergunte a cada uma o que a agência não acertou à primeira. O portfólio da Link37 cobre todo este leque, de grupos como a Toyota Caetano e a Mundicenter a empresas nascidas no digital.
4. Método de implementação documentado
Implementação é o processo de pôr o HubSpot a funcionar na sua empresa: configurar, ligar a outros sistemas, carregar dados e formar a equipa. Uma boa agência não inventa a estrutura do seu projecto do zero. Peça para ver o método de trabalho por escrito, com as fases, o que é entregue em cada uma, as responsabilidades de cada lado e os momentos em que é preciso tomar decisões.
Um método credível começa por uma fase de levantamento, em que a agência estuda como a sua empresa trabalha hoje, antes de configurar seja o que for. Segue-se um documento com o desenho completo da solução, que deve aprovar antes de a construção começar. Depois vêm a construção por fases, os testes com situações reais da sua empresa, um plano para o dia em que o sistema entra em funcionamento e um período de acompanhamento mais próximo logo a seguir.
Há um pormenor comercial que muitas empresas deixam passar. Nos planos mais avançados do HubSpot, chamados Professional e Enterprise, a HubSpot obriga a pagar um serviço de arranque e configuração inicial, a que chama onboarding. Essa obrigação deixa de existir se comprar através de uma agência parceira certificada que faça um trabalho equivalente. O onboarding feito directamente pela HubSpot custa normalmente entre 1.500 e 5.900 dólares, enquanto os programas das agências parceiras variam, em regra, entre cerca de 1.900 e 15.200 dólares, consoante o que incluem. Peça por escrito que o trabalho da agência substitui a taxa obrigatória da HubSpot. No nosso artigo sobre como é estruturado o onboarding do Sales Hub Professional explicamos o que esse trabalho costuma incluir.
5. Migração e limpeza de dados
Migrar dados significa passar a informação do sistema antigo (outro CRM, folhas de Excel ou o ERP) para o HubSpot. É nesta fase que muitas implementações falham sem ninguém dar por isso. Na demonstração está tudo perfeito e, depois, chegam 60.000 contactos com o mesmo nome de empresa escrito de três maneiras e sem responsável atribuído. Espere respostas concretas em cinco pontos.
1. Análise da origem e correspondência de campos. Um documento que indica, para cada campo do sistema antigo, onde vai ficar no HubSpot, incluindo a informação que fica deliberadamente para trás.
2. Eliminação de duplicados e uniformização. Regras claras para detectar registos repetidos e decidir qual prevalece quando se juntam, formatos uniformes para países e telefones, e o uso do NIF para identificar empresas repetidas.
3. Ligações entre registos e histórico. Garantir que cada contacto continua ligado à sua empresa e aos seus negócios, e decidir que histórico de actividade vale a pena migrar e qual basta guardar em arquivo.
4. Teste antes da migração final. Uma migração de ensaio para uma conta de testes, separada da conta real, validada por quem usa os dados no dia a dia, antes de carregar tudo na conta definitiva.
5. Protecção de dados. O RGPD é o regulamento europeu que define como as empresas podem recolher e usar dados pessoais, e em Portugal é fiscalizado pela CNPD (Comissão Nacional de Protecção de Dados). A migração é o momento ideal para confirmar que tem base legal para usar cada contacto, que os consentimentos estão registados e que não guarda dados durante mais tempo do que deve.
6. Formação e adopção pela equipa
Adopção é o grau em que a sua equipa usa realmente o HubSpot no dia a dia. Não acontece por acaso: deve ser um resultado previsto na proposta, com horas de trabalho associadas.
As boas agências formam por função, e não por funcionalidade: o que um comercial faz todas as manhãs, o que alguém de marketing prepara em cada campanha, o que um administrador tem de saber resolver sem telefonar a ninguém. E formam a sério pelo menos uma pessoa da sua empresa como administrador interno, ou seja, alguém que fica a gerir a configuração do HubSpot. Procure guias curtos, orientados para tarefas concretas, um manual com os processos da sua configuração e uma sessão de acompanhamento três a quatro semanas depois do arranque, quando surgem as dúvidas verdadeiras.
Há ainda dois pontos práticos. Primeiro, pergunte em que língua é dada a formação e, se a agência estiver noutro país, como se conciliam os fusos horários. Segundo, pergunte como vai ser medida a adopção. O número de acessos ao sistema diz pouco, mas os registos criados, as tarefas concluídas e a actualização das oportunidades de venda mostram se o sistema está a ser usado como foi pensado. As automatizações são grande parte deste hábito, como explicamos no artigo o que é marketing automation e porquê usá-lo no HubSpot.
7. Apoio definido depois do arranque
Este é o aspecto menos analisado na escolha e o que mais arrependimentos provoca. Pergunte o que acontece no dia seguinte à entrada em funcionamento do sistema e garanta que fica tudo no contrato.
Deve estar previsto um período inicial de acompanhamento intensivo (o chamado hypercare), com um consultor atribuído à sua conta. Devem estar definidos os tempos de resposta consoante a gravidade de cada problema, os canais de contacto e quem, na sua empresa, pode fazer pedidos. Convém saber também se o apoio contínuo funciona por pacote de horas ou por pedido, o que acontece às horas não usadas e a quem recorrer quando um problema não fica resolvido.
Feche também a questão menos confortável: o que recebe se um dia decidir mudar de agência. Os acessos de administração, a documentação e o código desenvolvido à medida devem ser seus desde o início.
À data de publicação, a HubSpot apresenta o plano Professional da sua plataforma completa (o HubSpot Customer Platform) a cerca de 1.300 dólares por mês, com 6 utilizadores incluídos, e o plano Enterprise a cerca de 4.700 dólares por mês, com 8 utilizadores. Confirme sempre os valores na página oficial de preços da HubSpot. Perante um investimento desta dimensão, um apoio que deixa a equipa parada durante uma semana não é poupança nenhuma.
Como avaliar as agências da sua lista
Transforme os sete aspectos numa grelha e use-a com todas as agências, fazendo as mesmas perguntas a todas. A coluna das provas é mais importante do que a pontuação.
Perguntas frequentes
Um nível mais alto significa sempre uma agência melhor para mim?
Não. O nível reflecte a receita que a agência gera para a HubSpot e, em Diamond e Elite, a capacidade de manter clientes. Não mede se a agência é a certa para o seu projecto. Uma agência Gold especializada no seu modelo de negócio pode servi-lo melhor do que uma agência Elite para quem a sua empresa seria um cliente pequeno.
Como confirmo o nível e as certificações de uma agência?
Pesquise no HubSpot Solutions Directory, o directório oficial de parceiros, que mostra nível, certificações, serviços, regiões e avaliações. Depois pergunte quais dos consultores que vão trabalhar consigo têm as certificações em dia, já que a Solutions Partner Certification tem de ser renovada a cada 25 meses.
Se contratar uma agência, continuo a pagar o onboarding obrigatório da HubSpot?
Nos planos Professional e Enterprise, o serviço de arranque e configuração inicial é obrigatório, a não ser que compre através de uma agência parceira certificada que faça um trabalho equivalente. Peça que isso fique escrito de forma explícita no contrato.
De quanta capacidade técnica preciso realmente?
Depende das ligações a outros sistemas. Se o HubSpot tiver de trocar informação com o ERP, com o software de facturação ou com uma loja online, precisa de uma agência à vontade com programação e estruturas de dados à medida. Caso contrário, pesa mais o conhecimento dos seus processos comerciais e de marketing.
Falar com a Link37
A Link37 é uma agência parceira da HubSpot de nível Platinum, com sede em Lisboa e clientes em Portugal, Espanha e Reino Unido. Trabalhamos em implementação de CRM, ligações entre sistemas, automatização e comércio electrónico. Se está a avaliar agências, teremos todo o gosto em ser avaliados pelos sete aspectos deste artigo.
Diga-nos o que está a tentar resolver e dizemos-lhe, com franqueza, se faz sentido avançar. Fale com a nossa equipa.
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